業務の見える化ツール
３つの会社でダイバーシティ推進と働き方改革をしてきたMeikoです。担当者として感じていること、学んだことなどを書いています。
働き方改革に取り組む際に最初にやるべきことは仕事の見える化です。個人単位で何にどれくらい時間を使っているのかを書き出してみる必要があります。一般的なツールで私も参考にさせてもらっているのはワークライフバランス社の朝メール夜メールです。
https://work-life-b.co.jp/service/tools.html
これはツールの紹介ページですが、私は自分でオリジナルのエクセルフォームを作り、もう5年くらい毎日使っています。３つの会社で人事以外の仕事も全てこれを使ってきました。朝メールのように時間帯までは入れておらず、一日のタスクとそれにかかる時間、突発業務用のバッファも入れて朝計画を作り、実績には時間帯を入れてどの仕事をしたのかを入力すると自動的に集計される仕組みにしてあります。
最初は30分単位で、途中から15分単位で把握するようになりました。今ではこれが無いと仕事ができない状態です。全てのタスクは細かいものまでこれに入れることで、頭には残さなくて済むようにしています。ちなみにメールで共有し始めたのはここ２.3年です。
慣れれば非常に便利なのですが、最初に見たときは正直げんなりしました。とはいえ働き方改革担当としてはやるしかない、と思って始めました。なので、例えば人事や上司からこれを使いましょう、と言われるとかなり抵抗感があると思います。また、これは決して部下の仕事を監視するためのものではないのでそれだけはきちんと伝える必要があります。
あくまでも自分の業務や時間の使い方を把握するためのものなので、共有したり提出するのは求めず、便利なツールの紹介にとどめる方がいいと思っています。その前に是非ご自身で試してみてください！
