社員面談のコツ

３つの会社でダイバーシティ推進と働き方改革をしてきたMeikoです。担当者として感じていること、学んだことなどを書いています。

人事は社員面談をする機会が多い仕事です。私もこれまでの会社で延べ数百人（ほとんど女性）と面談を重ねてきました。面談の目的は様々ですが、共通するコツもあると感じているので今日はそれをご紹介します。

１．オープンな自己紹介で不安を取り除く

まずは自分から自己紹介をします。入社年や仕事の内容、そして育休前後の面談の場合は私のプライベートのことに少し触れることもあります。「人事の人」というだけで社員が身構えてしまうことも多いので、相手の不安を取り除くために笑顔で話します。ただし、シリアスな相談事の場合はこの部分は短めにしてすぐに本題に入るようにしています。

２．面談の目的を明確に伝える

事前にメールなどでアポイントを取った際に目的を伝えていても、または相手から相談したいということで面談をすることになったとしても、話を聞く前に面談の目的をお話しています。例えば「今日お伺いしたいのは現在の〇〇の状況、今後不安な点、サポートしてほしい点などについてです。また、こちらからは（例えば）この制度の概要や現在人事で検討していることなどお答えできる範囲でお答えします」などですね。異動の希望があることがわかっている場合はこの場では判断できないことも先に伝えておきます。

３．秘密を守ることを伝え、そして守りきる

言うまでもありませんが人事の口の堅さは生命線です。誰か他の人に伝える場合はそれが誰か、そしてどの内容かを具体的に確認し了承を得ます。また、了承を得た場合もセンシティブな内容がでてきたら「この部分は言わないほうが良いですか？」と聞くようにしています。もちろん言わないと言ったことは何があっても部内や上司にも言いません。（苦しいときもありますが）

４．ときには知らないフリをする

上記と似ていますが、面談相手についての情報を実は私は知っているけれど、本人は私が知っていることを知らない場合もあります。その場合は知らないふりをしますし、本人がそれについて言及したときに「そうなんですか」と初めて聞いたような態度を取ります。また、第三者の情報についても、知っていても知らないフリをすることもあります。ただこれはとても微妙で、私が知らないことが不自然な場合は正直に「知っていますが言えません」と言います。

５．個人情報以外はなるべく本当のことを伝える

今度は上記と矛盾しますが、個人情報ではないことであればなるべく正直に話します。例えば検討段階の人事制度などについて話すことは相手に期待を持たせるので良くない、という考え方もありますが、私は人事や会社として検討していることは伝えてもいいのではないかと思っています。もちろん、それと合わせて実現するハードルの高さも（多少大げさに）伝えることで、相手にも分かってもらえると信じています。また、私自身の考えについても正直に話すことで、「会社」という得体の知れないものではなく普通の社員が人事施策を考えていることを伝えられればと考えています。

６．相手が話したいと思っていることは最後まで聞く

人事や人事制度への批判・不満など耳の痛いことを言われることも多いですが、とにかく最後まで聞きます。「聞いてしまうとなにか対応しないといけない」と思うかもしれませんが、意外と単なる誤解だったり説明すれば納得してもらえることも多いです。あとはご自身で行動してもらうしかないという結論になりご本人が「上司と話してみます」と言うケースもかなりあります。とりあえず最後まで聞くことだけを意識して、その後のことはまた考えればいいかなというスタンスのほうが良いかもしれません。

７．まとめ　仲間でありお客様だと意識する

社員面談の場合、相手は同じ会社の人なので仲間だと思えば肩の力を抜いて対応することができると思います。一方で人事部としては日頃我々の「人事サービス」を使っていただいているお客様から意見や要望を聞くことが社員面談の重要な目的でもあります。言葉や態度はお客様に接するように丁寧に、心は同じチームで働く仲間に接するように面談を進めていくことが効果的な面談をするコツなのではないでしょうか。

４月の学校の保護者会には夫に参加してもらったのですが、クラスに父親は一人だけだったそうです。家庭や地域における男性活躍推進の道のりはまだまだ長いと感じたMeikoでした。

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