会議室が足りない！

３つの会社でダイバーシティ推進と働き方改革をしてきたMeikoです。担当者として感じていること、学んだことなどを書いています。

いきなり社長主導で「会議室不足解消大作戦！」が始まりました。以前からあちこちで会議室が取れないと聞いていましたが、私自身は「この会社はまだマシな方だな・・・」と思うレベルです。一つ前の会社では、「会議室譲ってくれませんか電話」で半日が潰れたこともあるくらいひどかったです。そして私が働いたことのあるどの会社でも同じ問題を抱えていたので、おそらく多くの会社が同じ状況なのではないかと思います。

解決方法としては大きく2つあります。まずは会議室（もしくは会議ができる場所）を増やすこと。こちらはオフィスの設備の話なので時間もコストもかかります。フロアにちょっとしたミーティングスペースを作るのはとても有効ですが、そんな余裕があるオフィスも多くはないと思います。私の会社もそんなスペースがあればデスクを入れたいという状況です・・・。

というわけで社長の出番なのですが、なんと役員全員に部屋を会議室として明け渡すように依頼したのです。もちろん自分の部屋も手放すとのこと。社長のこういうところは私も大好きなのですが、一方でそんなに単純な話ではなかったりします。つまり、役員と打ち合わせをするときはいつもその人の部屋に行けばよかったのが、会議室の手配も必要になるわけです。もちろん使える部屋数が増えるので確保がしやすくはなると思いますが、とはいえ急な来客や緊急の会議で部屋がない状態も想像できます。

そもそも、役員全員が部屋を明け渡してくれるのかという疑問がありますね（現時点ではまだ役員全員に伝わってはいません）。以前の会社でオフィスリノベーションをしたとき、部屋の場所を動かしたり少し狭くなると言っただけで猛反発を受けたこともあるので、この辺の温度差は人によってかなりあると思われます。（特に海外のエグゼクティブは窓側の部屋がステータスのようです・・・。）なんとかスムーズにいくように祈るばかりです。

もう一つは会議の数を減らす方法ですね。よく「無駄な会議をなくそう」とか「本当に必要な人だけを呼ぶべきだ」とか言いますが、意外とこれも難しいですよね。主催者は決してそれが無駄な会議だと思っていないし、人数が増えてしまうのは「呼んでおかないとマズイ人」がいるからです。担当者だけの打ち合わせで誰かが「上司に確認します」と言ったり、せっかく決まったことがどこかの部署の上司に覆されることもあります。この場合、会議そのものにフォーカスしても意味がなく、組織の意思決定のプロセスや階層間のコミュニケーションによる問題に切り込む必要があります。

そしてまさに今、私もうちの会社のココを改善する風土変革をしています。時間はかかりますが、結果が出てくればこの「会議室不足問題」も解決できると期待しているところです。

先日息子の中学の運動会があったのですが、なんと給食が出るという「神対応」に感動したMeikoでした。 

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