「会議が多すぎる！」と嘆く人にありがちな、たった一つのこと
３つの会社でダイバーシティ推進と働き方改革をしてきたMeikoです。担当者として感じていること、学んだことなどを書いています。
働き方改革の話をしていて必ず出てくる意見は「会議が多すぎる」です。特に管理職以上の人に多いですね。私は自分が出る会議の数はそれほど多いと感じませんが、会議を設定する際、他の人の予定がギッシリなのを見て「なんじゃこりゃー！」と思ったことは何度もあります。ときには1時間の会議なのに、空いている時間が一か月先まで見つけられないことも。お前はカリスマ整体師か、とツッコミを入れたくなりますが、いずれにしてもスピード感なんてまるでゼロですよね…。
おまけに会議室も全然空いてなくて、急に個室で打ち合わせしなくてはいけなくなったとき、空いてる会議室を探して流浪の旅に出ることもあります。
会議の数や時間を減らそうとして会議のルールを決める会社もよくありますよね。一回の会議は30分までとする、事前に必ず資料を共有する、会議の目的やゴールを具体的に設定する、議事録をその場で書きながら参加者に確認してもらうなど。どれも必要なことだと思います。
でも、私は気がついてしまったんです。予定表が会議でいっぱいの人に共通することを。それは…
「私は聞いてない（怒）」という口ぐせです。
これも管理職に多いかもしれません。自分がいないところで進んでいるとついつい反発してしまう人ですね。起こっていること全てを把握しないと気が済まない人。こういう人は上の人からは何聞かれても答えられるので重宝されて出世します。
でも、このセリフを言われたらその話は大体ダメになりますよね…。なのでこういう人はとにかく会議に呼んでおくに限ります。オフィシャルな会議の前にも個別に会議をして説明しておきます。いわゆる根回しですね。
ちなみに管理職でなくてももちろんいます。自分がいないところで決まったものはたとえ正式なものでも、なんだかんだ言って動いてくれません。というわけでこういう面倒な人もとにかく呼んでおくに限ります。
というわけで、「私は聞いてない（怒）」とよく言う人のスケジュールはほぼ会議で埋まっていきます。常にスケジュールがキツキツなので、ちょっとしたことでドタキャンになります。そうすると会議のやり直しでまた遅くなります。
また、会議のせいで自分の仕事をする時間がなく、事前に資料を送っても読んでくれません。メールを送っても返信は無いので、大したことでなくてもいちいち打ち合わせをする必要があります。そしてまた会議が増えていくという無限ループにハマるわけですね。
もちろん必要な会議や根回しはあると思います。でも、それを必要とさせているのは結局自分なんですよね。「会議が多すぎる！何とかして」と言いたくなったら、まずは自分がこの口ぐせを言っていないかぜひ振り返ってみてください。
ちなみにこれはメールのCC問題も同じ構造です。会議やメールが多すぎるのは送る方ではなくて受け取る方に原因があるわけなんです。
さて、あなたの周りにもいませんか？こんな人。
そしてあなたの予定表、会議で埋まっていませんか？
私の場合、普通の仕事よりも会議のほうが楽な気がするMeikoでした。
